Geschäftsreisen in der Steuererklärung absetzen

Geschäftsreisen sind in manchen Berufen üblicher als in anderen. Unter anderem als Berater, Fotograf, Musiker, Freelancer oder auch Import-/ Exportmanager eines internationalen Unternehmens tritt man die ein oder andere Dienstreise an, wobei die Distanz variieren kann. Egal ob es anlässlich einer Konferenz eines Fortbildungsseminars oder sonstigem zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit kommt, fallen Kosten für die Anfahrt bzw. Anreise und bei längerem Aufenthalt auch für Übernachtung und Verpflegung an. Dabei kommt nicht immer der Arbeitgeber für sämtliche Kosten auf. Welche Beträge dabei in der Steuererklärung angegeben werden müssen, erfahren Sie hier.

Was bezeichnet man als Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise oder auch Dienstreise ist eine berufsbedingte Ortsveränderung außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der Wohnung des Reisenden. Im Vokabular des Steuerrechts sind die Begriffe wie Dienst- oder Geschäftsreise nicht vorhanden. Hierfür wird der Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit verwendet. Die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer sich während seiner beruflichen Tätigkeit an ständig wechselnden Betriebsstätten befindet und dort seiner Profession nachkommt oder sich mit einem Fahrzeug dorthin begibt. Während der Dienst- oder Geschäftsreisen hat der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer alle Schutzpflichten zu erfüllen.

Die Kosten einer Dienst- oder Geschäftsreise

Die Kosten, die durch Dienst- oder Geschäftsreisen sowohl im Aus- als auch Inland entstehen, werden Reisekosten genannt und sind in der Steuererklärung als Werbungskosten abziehbar. Aber nur wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung oder seiner ersten Tätigkeitsstätte für das Unternehmen oder der Firma tätig war. Die Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein.

Dazu zählen:

1. Fahrten zu anderen Niederlassungen
2. Fahrten zu Kunden und Lieferanten
3. Die Teilnahme an Weiterbildungen
4. Teilnahme an Tagungen
5. Teilnahme an Messen

Auch wenn der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber beispielsweise Büromaterial kauft und dazu das Auto benutzen muss oder nur zum Briefkasten fährt, um die Geschäftspost einzuwerfen, zählt dies als Dienstreise.

Rechnungen und Quittungen sammeln

Für das Finanzamt ist eine lückenlose Dokumentation der anfallenden Kosten erforderlich. Dazu eignen sich Eintrittskarten, Teilnahmebestätigungen an Seminaren, Tankquittungen, Hotelrechnungen und bei Benutzung eines Pkws ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch. Solche Belege sollten im Original 10 Jahre verwahrt werden. Es wird dazu geraten, diese Unterlagen zu scannen oder wenigstens eine Bildaufnahme zu machen, falls die Unterlagen mit der Zeit unleserlich werden.

Der Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern gilt auch analog für die Betriebsausgaben eines Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar. Das Gesetz zur Regelung der Reisekosten steht im Einkommensteuergesetz (EStG) § 9.

Reisekosten richtig abrechnen

Vorab die Information: Es kann und darf nur das abgesetzt werden, was man selbst aufgewendet hat. Vom Arbeitgeber erstattete Kosten müssen in der Steuererklärung angegeben und subtrahiert werden.

Fahrtkosten

Für Fahrten mit dem eigenen Auto können im Rahmen der Dienstreisenpauschale 30 Cent pro Kilometer in Rechnung gestellt werden. Für Fahrten mit einem Motorrad, Motorroller, Mofa, Moped oder Elektrofahrrad 20 Cent. Eigentlich erübrigt sich der Satz: Steuerlich nicht absetzbar sind Fahrten mit einem Dienst- oder Geschäftswagen auch nicht mit einem Motorrad, da der Arbeitgeber bereits für zusätzlichen Kosten des Fahrzeugs aufkommt.

Übersteigen die tatsächlich entstandenen Kosten die Kilometerpauschale, kann man dies auch mit den jährlichen Gesamtkosten für das Fahrzeug nachweisen. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn das eigene Fahrzeug im Unterhalt teuer ist. Allerdings wird hier beim individuellen Kilometer-Kostensatz eine einfache Entfernungspauschale berechnen, die ausschließlich die Hinfahrt beinhaltet. Bei der Kilometerpauschale hingegen darf jeder aus beruflichen Gründen tatsächlich gefahrener Kilometer geltend gemacht werden.

Für Fahrten mit einem normalen Fahrrad gibt es übrigens keine Kilometerpauschale. Interessierte, die der Umwelt oder ihrer Gesundheit zuliebe das Gefährt auf zwei Rädern für den Weg zur Arbeit und wieder nach Hause wählen, können sich über Dienstfahrräder informieren.

Wurden öffentliche Verkehrsmittel benutzt, sind die Einzelbelege aufzubewahren, bei Taxifahrten die Quittungen. Können die Ausgaben nachgewiesen werden, so kann man Sie in voller Höhe von den Steuern absetzen.

Auch Fahrten zu Bewerbungs- bzw. Vorstellungsgesprächen lassen sich als Werbungskosten ansetzen, da sie unter die Kategorie beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit fallen.

Fahrtenbuch

Mit einem sorgfältig geführten Fahrtenbuch kann man die geschäftliche und private Nutzung des Fahrzeugs und die damit verbundenen Fahrtkosten differenzieren. Normalerweise werden die Steuern bei einem Firmenwagen nach der 1-Prozent-Methode berechnet. Demnach wird jeden Monat 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Pkws berechnet. Unterliegt das Vehikel allerdings einer gehäuften Nutzung, sollten Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch in Erwägung ziehen. Man hat die Wahl zwischen der händischen und einer elektrischen bzw. technischen Lösung. Bei den selbst beschriebenen Büchern findet das Finanzamt nicht selten Makel, die dafür sorgen, dass der betriebene Aufwand umsonst war.

Folgende Informationen werden dabei in einem Fahrtenbuch erfasst:

• Fahrer und Fahrzeugtyp
• Datum von den Tagen, an denen das Auto gefahren wurde
• zu welchen Zwecken die Fahrten erfolgten (dienstlich, Fahrten zwischen Arbeitsplatz und der eigenen Wohnung/ des eigenen Hauses, privat, Familienfahrten (relevant bei doppelter Haushaltsführung), Fahrten in Verbindung mit anderen Einkünften)
• Start- und Zieladresse
• Strecke (Umwege und sonstige Besonderheiten müssen auch genannt werden)
• Kilometerstand bei Fahrtantritt und Ankunft
• ggf. Name des Kunden/ Geschäftspartners

Übernachtungskosten

Das Finanzamt verlangt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise, da dafür keine Pauschbeträge vorhanden sind. Zu den steuerlich abzugsfähigen Kosten einer Übernachtung gehören nur die tatsächlichen Kosten der Unterbringung ohne Mahlzeiten. Deshalb ist es sehr vorteilhaft, sich eine gesplittete Hotelrechnung geben zu lassen, in der die Übernachtung und die Mahlzeiten separat aufgeführt sind.

Ist das Frühstück aber mit im Preis enthalten und kann nicht vom gesamten Preis getrennt werden, werden 20 Prozent der Tagespauschale abgezogen. Bei Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent. Entstehen noch mehr Kosten, wenn beispielsweise eine zusätzliche Person in dem gebuchten Zimmer unterkommt, lassen sich selbstverständlich nur die Aufwendungen ansetzen, die bei einer alleinigen Nutzung angefallen wären.

Verpflegungsmehraufwand

Im Gegensatz zu den Übernachtungskosten erwartet das Finanzamt hier keine Einzelnachweise. Da der Gesetzgeber die Ansicht vertritt, dass eine Person auf dienstlichen Reisen mehr Geld für die Verpflegung aufbringen muss als zu Hause, kann der Verpflegungsmehraufwand für das Essen und Trinken beim Arbeitgeber eingereicht werden. Dafür hat der Gesetzgeber zwei pauschale Sätze eingeführt:

• 28€ pro Tag, bei einer Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte für mindestens 24 Stunden.
• 14€ pro Tag, bei einer Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstelle für mehr als 8 Stunden.

Diese Pauschbeträge darf der Arbeitgeber sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei erstatten. Die Pauschalsätze sind verbindlich, auch wenn in teuren Restaurants gegessen und getrunken wurde.

Wenn die Dienst- oder Geschäftsreise ins Ausland führt, reicht ein Blick in die Liste des Bundesfinanzministeriums, um die Höhe des Auslandstagegeldes zu erfahren. Wenn das zu bereisende Land nicht in der Liste aufgeführt ist, muss die Pauschale, die für das Land Luxemburg gilt, als Berechnungsgrundlage dienen.

Ausnahme Berufskraftfahrer

Mit dem Steuerjahr 2020 hat der Gesetzgeber eine neue Pauschale für Berufskraftfahrer eingeführt. Sofern in dem eigenen Lkw übernachtet wird und Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt werden, kann der Lkw-Fahrer für jede Übernachtung einen Pauschbetrag von 8,00 € in der Steuererklärung ansetzen. Das gilt für jeden Kalendertag an dem der Anspruch auf die Verpflegungspauschale besteht. Damit entfällt ein häufiges Streitthema mit den Finanzämtern, wie denn die Kosten für Toiletten- oder Duschbenutzung an Autobahnraststätten und Lkw Parkplätzen steuerlich berücksichtigt werden. Anstelle der Aufführung tatsächlich angefallener Kosten in der Steuererklärung können sich Berufskraftfahrer auch für die Übernachtungspauschale entscheiden, bei der sie keine Quittungen sammeln müssen. (Schaden kann es trotzdem nicht)

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten, die steuerlich geltend gemacht werden können, zählen u.a.

• Straßennutzungsgebühr,
• Autobahngebühren,
• mögliche Schadensersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls,
• Parkplatzgebühren,
• Telefonkosten für berufliche Gespräche
• Eintrittskarten für Ausstellungen / Messen,
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel,
• Gepäckaufbewahrung/-beförderung an Flughäfen oder Bahnhöfen
• Reisegepäck- und oder Unfallversicherung und
• Trinkgelder (nur im Falle einer Bewirtung abzugsfähig).

Nicht steuerlich absetzbar dagegen sind die Anschaffung von Koffern oder Bekleidung, Massagen, Pay-TV, private Telefonate oder entnommene Getränke aus der Minibar.